Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych - w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Dopuszczalne zmiany

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu. Zwykle drobne zmiany, np. formalne typu dane beneficjenta, adres (z wyjątkiem zmiany formy prawnej beneficjenta) albo nie wpływające na podstawowe założenia projektu, mogą być dokonywane bez wcześniejszej zgody instytucji udzielającej wsparcia. O ich zaistnieniu należy jednak poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

Zmian można dokonywać również w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu. W większości przypadków wymagane jest wtedy uzyskanie zgody instytucji udzielającej wsparcia na wprowadzenie zmiany. Czasem po przekazaniu informacji o planowanej zmianie powinniśmy poczekać na akceptację instytucji. Jeśli jednak zmiany nie są znaczące, często wystarcza tylko tzw. zgoda domniemana – czyli brak sprzeciwu instytucji, do której zgłosiliśmy zaplanowaną zmianę we wskazanym w umowie terminie.

Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to instytucji, która udzieliła dofinansowania (niezależnie czy wymaga to uzyskania przyzwolenia, czy tylko zgody domniemanej). Akceptacja zmian mających istotne znaczenie dla projektu już po ich wprowadzeniu, jest bowiem bardzo trudna, a często niemożliwa.

Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:

  • budżetu (zmiana wartości łącznych wydatków projekcie, przesuwanie wydatków między różnymi kategoriami w związku z różnicami cen, itp.), 
  • wskaźników realizacji projektu, czyli tego, co zaplanowałeś zrealizować (ale tylko wtedy, kiedy nie wpłynie to na cel naszego projektu, a wartość tych wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu dofinansowania na etapie oceny wniosku, tj. od wartości wskaźnika zależało uzyskanie określonej liczby punktów), 
  • zakresu projektu (np. rezygnacja z jakiegoś zakupu, jeśli okazał się zbędny dla osiągnięcia celu projektu albo wprowadzenie dodatkowych działań, które ułatwią realizację przedsięwzięcia),
  • harmonogramu (przesunięcie realizacji działań w czasie, przesunięcie terminów ponoszenia wydatków, wydłużenie okresu realizacji projektu, itp.).

Aneksowanie umowy

Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody instytucji udzielającej wsparcia, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres zmian wymagających aneksowania, np. takich jak zmiana danych beneficjenta lub zmiana okresu realizacji projektu, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z instytucją udzielającą wsparcia.

Bardzo ważna informacja

W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia.

Bardzo ważna informacja

Informacja dla Beneficjentów projektów realizowanych w ramach RPO WM 2014-2020 dotycząca  uruchomienia nowego narzędzia „Tabela  budżetu projektu” w systemie e-RPO służącego do aktualizowania budżetu projektu na etapie realizacji projektów wdrażanych przez UMWM –Departament Funduszy Europejskich.

UWAGA! Od 23 kwietnia 2018 r. nastąpiła zmiana sposobu aktualizacji BUDŻETU PROJEKTU na etapie realizacji (część H oraz część I wniosku o dofinansowanie), a tym samym zmiana sposobu aneksowania umowy o dofinansowanie projektu.

W celu wprowadzania zmian w budżecie projektu oraz ich zatwierdzania i zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie projektu nie będzie konieczności zmiany/aktualizacji całego wniosku o dofinansowanie projektu w systemie e-RPO.

W systemie informatycznym e - RPO zostało udostępnione nowe narzędzie służące do aktualizacji zmian budżetu projektu - Tabela budżetu projektu – bez potrzeby zmiany całego wniosku o dofinansowanie (odpowiednik Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu  i części I wniosku o dofinansowanie Źródła finansowania projektu).

Nowe narzędzie w postaci Tabeli budżetu projektu zostało przygotowane w taki sposób, aby możliwe było dostosowanie budżetów projektu na etapie realizacji do rozliczanych wnioskami o płatność kosztów . Podstawą konstrukcji Tabeli, stanowiącej część H wniosku o dofinansowanie Harmonogram rzeczowo-finansowy projektu oraz część I Źródła finansowania projektu jest brak wprowadzenia formuł, jak ma to miejsce we wniosku o dofinansowanie. Większość komórek w tabeli wymaga ręcznego wypełniania/modyfikowania przez Beneficjenta, po wejściu do systemu e-RPO (tak jak w przypadku całego wniosku o dofinansowanie).

Wprowadzone rozwiązanie ma na celu ułatwić Beneficjentowi przeliczanie budżetu projektu przy wprowadzaniu zmian w wartościach poszczególnych wydatków oraz usprawnić sporządzanie aneksu do umowy o dofinansowanie i rozliczanie projektu. Instytucja Zarządzająca RPO informuje, że wszystkie dotychczas rozpoczęte sprawy związane ze zmianą umowy, wymagające zmiany wniosku o dofinansowanie procedowane są/będą na dotychczasowych zasadach  tj. zmiana wymagająca aneksowania umowy o dofinansowanie = zmiana wniosku o dofinansowanie w systemie e-RPO.

Pozostałe zmiany w projektach, takie jak:

  • zmiany okresu realizacji, zmiany dot. wskaźników i inne ewentualne zmiany niefinansowe, jeżeli będą wymagały sporządzenia aneksu do umowy o dofinansowanie, będą opisane w treści aneksu bez konieczności zmiany całego wniosku o dofinansowanie w systemie e- RPO.

W przypadku problemów i pytań dotyczących technicznej obsługi Tabeli prosimy o kontakt z administratorem systemu e-RPO; natomiast w zakresie merytorycznego wypełniania danych prosimy o kontakt z właściwym opiekunem Państwa projektu.