Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków związanych z projektem. Dowiedz się zatem, jakie obowiązki należy spełnić po zakończeniu projektu i jakie mogą być konsekwencje popełnienia zaniedbań w tym zakresie.

Trwałość projektu

Okres trwałości projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu. Ich osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to np. zakupionych środków trwałych i stworzonych miejsc pracy. Obowiązek zachowania trwałości dotyczy projektów infrastrukturalnych oraz inwestycyjnych, w których dokonywane są zakupy sprzętu lub wyposażenia.

Naruszenie trwałości projektu następuje, gdy zajdzie którakolwiek z poniższych okoliczności:

  1. zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar objęty Programem, co w przypadku Regionalnego Programu dla Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 oznacza lokalizację poza obszarem województwa małopolskiego;
  2. nastąpi zmiana własności elementu infrastruktury (np. sprzedaż, darowizna), która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne / nieuzasadnione  korzyści (czyli głównie takie, które są nie do pogodzenia z celami pomocy oraz celami danego działania);
  3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania w odniesieniu do mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw.

Bardzo ważne informacje


Okres trwałości dla projektów współfinansowanych z Regionalnego Programu Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 wynosi standardowo 5 lat. Odstępstwem od tej zasady objęte są mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty ostatniej płatności, która zostanie Ci przekazana przez instytucję.

Za datę płatności końcowej uznaje się:

  • w przypadku, gdy środki przekazywane są w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową – datę przelewu na rachunek bankowy beneficjenta, 
  • w pozostałych przypadkach – datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Monitorowanie projektów w okresie trwałości

Sprawozdawczość

Co do zasady monitorowaniem projektu w okresie trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020. 

Masz obowiązek sporządzania sprawozdań lub oświadczeń specyficznych dla danego Działania/Poddziałania/konkursu. Pierwsze sprawozdanie przesyłasz na wezwanie Instytucji po upływie roku od daty przekazania płatności końcowej/ zatwierdzenia wniosku o płatność. Po wezwaniu przez Opiekuna projektu przydzielonego Ci na okres trwałości masz 14 dni na przygotowanie i złożenie sprawozdania lub dodatkowego oświadczenia. Dokumenty przesyłasz poprzez moduł korespondencji w SL2014 z wykorzystaniem kwalifikowalnego podpisu elektronicznego (podobnie jak wniosek o płatność). Zakończenie weryfikacji sprawozdania następuje w terminie do 120 dni od momentu jego otrzymania przez Instytucję.

Pamiętaj!


Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego informowania Instytucji o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na nieutrzymanie trwałości projektu lub wskaźników i celu projektu.

Wzór Sprawozdania znajdziesz w Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WM 2014-2020 w zakresie monitorowania projektów w okresie trwałości.

Monitoring

Monitoring projektów dotyczy w szczególności następujących obszarów:

  1. Cel projektu – sprawdzenie zachowania celu projektu definiowanego poprzez osiągnięcie i utrzymanie wskaźników rezultatu/ produktu;
  2. Obszary specyficzne w ramach poszczególnych Działań SzOOP;
  3. Kwalifikowalność podatku VAT;
  4. Generowanie dochodu w projekcie;
  5. Promocja projektu;
  6. Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi – zachowanie zgodności z politykami horyzontalnymi (zrównoważonego rozwoju, równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, oraz równości szans kobiet i mężczyzn);
  7. Archiwizacja

Kontrola trwałości projektu

Instytucja, która udzieliła wsparcia, w okresie trwałości będzie też mogła przeprowadzić kontrolę projektu. Kontrola trwałości może być prowadzona w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta.

O terminie i zakresie kontroli zostaniesz powiadomiony na minimum 5 dni przed planowaną kontrolą. Masz prawo do jednokrotnego przełożenia terminu kontroli podając powód zmiany terminu kontroli.

Kontrola może być również przeprowadzona doraźnie. Dzieje się to wtedy, gdy  pojawią się przypuszczenia, że trwałość projektu została naruszona. Aby uniknąć takiej sytuacji, powinieneś informować instytucję, która udzieliła wsparcia w szczególności o:

  • każdej zmianie mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie; 
  • możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku, gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie; 
  • zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści; 
  • zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.

Konsekwencje niezachowania trwałości projektu

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

W indywidualnych przypadkach w sytuacji wystąpienia wyjątkowych okoliczności (zdarzenia losowe, siły natury itp.), Instytucja może zawiesić okres trwałości projektu tzn. przedłużyć jego okres o czas niezbędny do wznowienia działalności beneficjenta, wynikający z wystąpienia ww. okoliczności. Nie zwalnia to Beneficjenta z obowiązku utrzymania trwałości projektu.

Więcej informacji

Kwestie trwałości projektów reguluje w szczególności art. 71 Rozporządzenia 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., natomiast ogólne zasady w zakresie monitorowania projektów w okresie trwałości  regulują Wytyczne programowe Instytucji Zarządzającej RPO WM 2014-2020 w zakresie monitorowania projektów w okresie trwałości. Wytyczne określają ogólne zasady w zakresie monitorowania projektów w okresie trwałości realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 (RPO WM 2014- 2020) i są skierowane do Instytucji uczestniczących w realizacji RPO WM 2014-2020 i są stosowane przez nie oraz stosowane przez Beneficjentów na podstawie zawartej umowy o dofinansowanie projektu lub uchwały w sprawie decyzji o dofinansowaniu projektu, dla którego beneficjentem jest Województwo Małopolskie.