Poznaj proces podpisywania umowy

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia. Dowiedz się, co musisz dołączyć do umowy, jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu oraz pobierz wzór umowy.

Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może również mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas instytucja podejmuje decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć, bądź też o powiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.

Sporządzane jest oficjalne pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić i przekazać do instytucji przed podpisaniem umowy oraz o terminie, w którym powinieneś dopełnić formalności.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania przez instytucję wszystkich dokumentów wymaganych do sporządzenia umowy o dofinansowanie, o których mowa w oficjalnym piśmie potwierdzającym przyznanie wsparcia, a także ewentualnych innych dokumentów związanych z wnioskowaniem o wsparcie wymagających uzupełnienia. Podpisanie umowy składa się z kilku formalnych etapów zmierzających do zebrania wszystkich wymaganych podpisów (wymaga czasu).

W pierwszej kolejności zostanie przygotowany projekt umowy, który pracownik instytucji prześle do Ciebie w celu weryfikacji poprawności wpisanych do umowy danych. Ze wzorem umowy możesz zapoznać się także na stronie internetowej, stanowi on załącznik do dokumentacji konkursowej. Następnie umowa zostanie wpisana do bazy umów prowadzonej przez instytucję oraz podpisana przez osobę dokonującą akceptacji finansowej. W międzyczasie zostaną ustalone szczegóły podpisania umowy. Umowa może zostać podpisana uroczyście przy obecności obu stron w wyznaczonym miejscu lub każda ze stron podpisze umowę w swojej siedzibie. W drugim przypadku podpisy najpierw składają przedstawiciele instytucji, a następnie umowa przesyłana jest do Ciebie. Datą podpisania umowy jest dzień, w którym zwrócisz podpisane dokumenty instytucji. W przypadku niektórych typów umów w dniu podpisania umowy konieczne jest złożenie dodatkowych dokumentów, np. oświadczenia o pomocy publicznej.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są:

  1. strony umowy – Umowa zawierana jest pomiędzy Tobą (nazwanym w umowie Beneficjentem) oraz instytucją udzielającą wsparcia, tj. Zarządem Województwa Małopolskiego (nazwanym w umowie Instytucją Zarządzającą RPO WM). Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący (tzw. lider), na którym spoczywa odpowiedzialność za realizację projektu oraz za komunikację pomiędzy instytucją udzielającą wsparcia oraz partnerami.
  2. wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie – w treści umowy wskazane zostaje przedsięwzięcie, na które uzyskałeś dofinansowanie oraz informacje finansowe na jego temat. Wskazana zostaje całkowita wartość projektu, wartość kosztów, które mogą zostać dofinansowane, źródła pochodzenia środków oraz wysokość wkładu własnego (jest to tzw. montaż finansowy). Informacje te są dla Ciebie bardzo ważne, ponieważ każdy dokument księgowy przedstawiany do rozliczenia (faktura, rachunek itd.)  musi zostać opisany zgodnie z montażem finansowym wynikającym z umowy o dofinansowanie lub aneksu do umowy. Tu także znajdziesz informacje czy i w jakiej części projekt objęty jest specjalnym rodzajem wsparcia – tzw. pomocą publiczną.
  3. techniczne aspekty komunikowania się w sprawie realizacji i rozliczenia projektu – korespondencja związana z realizacją oraz rozliczeniem projektu prowadzona jest w sposób elektroniczny poprzez system SL2014. Wyjątek stanowią aktualizacje wniosków o dofinansowanie, które będziesz przesyłał przez system e-RPO. Zasady komunikacji oraz kontakty do osób odpowiedzialnych za informatyczną obsługę obu systemów zostają wskazane w treści umowy. Konto w systemie SL2014 dla osób, które wskazałeś w piśmie zawierającym informacje niezbędne do podpisania umowy, utworzone zostaje automatycznie po podpisaniu umowy. Możliwe jest utworzenie konta dla kilku osób w ramach jednego projektu. O utworzeniu konta zostajesz poinformowany mailem, który zostanie przesłany na wskazane przez Ciebie adresy mailowe.
  4. podstawowe informacje dotyczące zasad realizacji projektu – podpisanie umowy zobowiązuje Cię do realizacji przedsięwzięcia zgodnie z zapisami umowy oraz załączników do umowy, w tym wniosku o dofinansowanie w którym ze szczegółami opisałeś realizowane przez siebie przedsięwzięcie. Zdarza się jednak, że niezależnie od Twoich starań, niemożliwe jest zrealizowanie projektu zgodnie z opisem zamieszczonym we wniosku i konieczne jest wprowadzenie zmian lub rozwiązanie umowy. Na 30 dni przed wprowadzeniem zmiany poinformuj o niej instytucję opisując problem oraz wybrane przez Ciebie jego rozwiązanie. Bez zgody instytucji możesz wprowadzić zmiany polegające na przesunięciach w czasie wydatków o ile fakt ten nie wpływa na zakończenie realizacji projektu oraz przesunięcia kwot pomiędzy działaniami do 10% wartości działania objętego przesunięciem.
  5. zasady rozliczania oraz kontroli projektu – wypłata środków następuje po złożeniu przez Ciebie wniosku o płatność, w którym przedstawiasz poniesione wydatki. Wniosek o płatność powinieneś składać nie częściej niż raz na miesiąc i nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Pamiętaj, że do rozliczenia możesz przedłożyć jedynie wydatki, które zostały skontrolowane przez instytucję w zakresie prawidłowości procesu wyboru wykonawcy, usługi lub towaru (kontrola stosowania prawa zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności). Jeżeli Twój wniosek o płatność nie zawierał błędów, to możesz oczekiwać wypłaty środków nie później niż 90 dni od jego złożenia. Podpisując umowę wyraziłeś także zgodę na udostępnianie miejsca realizacji projektu oraz dokumentacji związanej z projektem do wglądu instytucji. Kontrole mogą mieć miejsce podczas realizacji projektu (kontrola postępu prac, kontrola zamówień publicznych, zasady konkurencyjności) oraz po jego zakończeniu w tzw. okresie trwałości (kontrola utrzymania celów projektów). O każdej kontroli zostaniesz poinformowany ze stosownym wyprzedzeniem.
  6. obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu – instytucja przyznając dofinansowanie zobowiązana jest monitorować jak przebiega wydatkowanie środków oraz czy jest ono prawidłowe. W tym celu w umowie zawarto kilka zapisów, które zobowiązują Cię do regularnego przesyłania do instytucji informacji odnośnie m.in. harmonogramu udzielania zamówień publicznych, harmonogramu płatności, wniosków o płatność, innych realizowanych projektów.
  7. wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie – podpisując umowę zobowiązujesz się do informowania o finansowaniu projektu przez Unię Europejską. Sposób informowania jest zależny od wielkości wkładu finansowego ze środków RPO WM. W małych projektach będziesz zobowiązany do umieszczenia w widocznym miejscu plakatu z informacjami o projekcie, w dużych będzie to tablica informacyjna/pamiątkowa. Niezależnie od wielkości projektu na wszystkich dokumentach związanych z realizacją projektu zobowiązany jesteś zamieszczać znak UE, znak Funduszy z nazwą Programu oraz znak Województwa Małopolskiego. Szczegółowe informacje odnośnie promocji projektu znajdziesz w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”.
  8. zobowiązanie do realizacji projektu z należytą starannością, do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny – w przypadku, kiedy będziesz realizował projekt niestarannie, niezgodnie z obowiązującymi zasadami, ponosząc wydatki nie związane z projektem lub mające zawyżone ceny w stosunku do cen rynkowych, instytucja przyznająca dofinansowanie może Cię wezwać do zwrotu środków lub może na Ciebie nałożyć kary finansowe, których wielkość zależna będzie od nieprawidłowości. Dlatego, aby uniknąć takich sytuacji przed rozpoczęciem realizacji zapoznaj się z:
    -  podręcznikiem kwalifikowania wydatków – tu znajdziesz informacje na temat warunków które musi spełniać wydatek aby mógł zostać rozliczony oraz dokumentów jakie potwierdzają jego poniesienie,
    - rozporządzeniami dotyczące pomocy publicznej – jeżeli otrzymałeś wsparcie w ramach pomocy publicznej powinieneś oprócz podręcznika kwalifikowania  wydatków zapoznać się z zasadami obowiązującymi dla danej pomocy publicznej. Zasady te są opisane ogólnie w Rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu  oraz szczegółowo w rozporządzeniach dotyczących danego rodzaju pomocy. Zasady te określają dodatkowe warunki uznania wydatku za kwalifikowany, np. zawężają czas poniesienia wydatków.
    - zasadami wyboru wykonawcy, usługi lub produktu - mowa tu o ustawie Prawo zamówień publicznych oraz o zasadzie konkurencyjności.
    - szczegółowymi warunkami realizacji projektów – warunki te zapisano w umowie o dofinansowanie w osobnym paragrafie. Szczegółowe warunki dotyczą tylko niektórych działań, w ramach których realizowane są projekty, może się więc zdarzyć, że obostrzenia nie będą Cię dotyczyć.
  9. odwołanie do przepisów prawa krajowego i unijnego, oraz do obowiązujących wytycznych – wszystkie zasady realizacji projektów mają źródło w odpowiednich przepisach prawa krajowego oraz unijnego. W umowie o dofinansowanie wymieniono najważniejsze dokumenty, które określają zasady finansowania projektów ze środków unijnych. W celu ułatwienia Ci realizacji projektu najważniejsze zasady realizacji i rozliczenia projektu zamieszczono w umowie oraz wytycznych dotyczących realizacji projektu oraz płatności. Pamiętaj jednak, że podpisując umowę zobowiązujesz się do stosowania zasad wynikających z przywołanych w umowie dokumentów.

Warunki realizacji umowy

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu w sposób, w jaki opisałeś we wniosku o dofinansowanie, który został wybrany do dofinansowania. Wniosek ten jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a ewentualne zmiany wymagają zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Pamiętaj, że niezgłoszenie zmiany może spowodować utratę części dofinansowania. Dzieje się tak, ponieważ środki otrzymujesz jedynie na wydatki przedstawione we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli podczas realizacji okaże się, że nie potrzebujesz realizować danego działania, natomiast poniesiesz dodatkowe wydatki w innym, a nie zgłosisz tego faktu, to nie uzyskasz środków na niezaplanowane wydatki.

Dobrą praktykę stanowi regularne weryfikowanie postępów realizacji projektu. Jeżeli zauważasz pojawienie się różnic finansowych lub merytorycznych w stosunku do zapisów wniosku o dofinansowanie w pierwszej kolejności musisz ocenić czy są to zmiany które wymagają zgłoszenia. Do zmian nie wymagających zgłoszenia instytucji należą przesunięcia czasowe wydatków pomiędzy latami w obrębie tego samego działania, pod warunkiem że nie wpływają na termin zakończenia realizacji projektu oraz przesunięcia pomiędzy poszczególnymi działaniami w ramach danego zadania do 10% wartości działań objętych przesunięciem.  W umowie o dofinansowanie  zawarto szczegółowe informacje na ten temat.

Jeżeli zmiany należą do tych, o których musisz poinformować instytucję, z którą podpisałeś umowę, zgłoś ten fakt na 30 dni przed planowanym terminem wprowadzenia ich do projektu.

Zaproponowane zmiany zostaną przeanalizowane przez instytucję pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami oraz racjonalności i celowości z punktu widzenia projektu. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.

Pamiętaj, że dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tylu osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz musiał zwrócić w przypadku, jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur w zakresie zamówień publicznych związanych z wyborem wykonawców, dostawców lub usługodawców.

Ważne jest, abyś wiedział, że ocena kwalifikowalności ponoszonych przez Ciebie wydatków ma miejsce przede wszystkim w trakcie realizacji projektu podczas sprawdzania złożonych przez Ciebie wniosków o płatność oraz kontroli projektów.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki projektu objętego wsparciem. Listę dokumentów niezbędnych do podpisania umowy otrzymasz  wraz z  pismem potwierdzającym przyznanie wsparcia na realizację projektu.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo, jeśli jesteś przedsiębiorcą powinieneś przedstawić:

  1. informacje odnośnie aktualności danych przedstawionych we wniosku o dofinansowanie na etapie ubiegania się o dofinansowanie a w przypadku zmian musisz wskazać aktualne dane, 
  2. dokumenty rejestrowe firmy (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON), 
  3. informacje dotyczące uzyskanej pomocy publicznej (w tym zaświadczenia/ oświadczenia, które nie zostały dostarczone na etapie ubiegania się o dofinasowanie),  
  4. dane o rachunku bankowym, na który ma być przelewane dofinansowanie, 
  5. potwierdzenie gotowości do złożenia wskazanej we wniosku aplikacyjnym formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie). 
  6. oświadczenie, iż posiadasz status MŚP zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu oświadczenie odnośnie kwalifikowalności podatku VAT, 
  7. informacje dotyczącą wszystkich realizowanych projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, Funduszu Spójności lub innych funduszy i programów Unii Europejskiej, a także krajowych środków publicznych – w okresie realizacji przedmiotowego projektu, 
  8. inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu, albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie (np. upoważnienia do przetwarzania danych w systemie elektronicznym).

Formy zabezpieczenia

Warunkiem przekazania dofinansowania jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Obowiązek ten dotyczy wszystkich poza  jednostkami sektora finansów publicznych. Zabezpieczenie składane jest przeważnie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, jednak przy większych projektach może być wymagana inna forma, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. Dopuszczalne rodzaje zabezpieczeń są wskazane w umowie o dofinansowanie projektu.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą niż 30% wysokości przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jesteś zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robisz.  Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Ustanowienie przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest warunkiem przekazania dofinansowania przyznanego na realizację projektu. Brak złożenia w instytucji prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia stanowi przesłankę rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia.