Funkcjonowanie projektów w obliczu epidemii koronawirusa. Informacja dla beneficjentów

16.03.2020

W kontekście obecnego zagrożenia epidemiologicznego w Polsce prezentujemy stanowisko Instytucji Zarządzającej RPO WM 2014 – 2020 mające na celu wyjaśnienie sposobu postępowania w związku z wyzwaniem, jakim w najbliższych tygodniach lub miesiącach może być prawidłowe funkcjonowanie projektu.

Rozumiemy, że epidemia koronawirusa stanowi zdarzenie o znamionach siły wyższej i w związku z tym wymaga bardziej elastycznego podejścia do procesów realizowanych w związku z Twoim projektem oraz obowiązków, jakie nakłada na Ciebie umowa o dofinansowanie projektu. Może ona mieć negatywny wpływ na tempo realizacji zadań, kwalifikowalność wydatków oraz wskaźniki deklarowane na etapie aplikowania przez Ciebie o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej w ramach RPO WM 2014-2020.

W ramach projektów odwoływanych jest m.in. wiele wizyt zagranicznych i krajowych, udziałów w targach, szkoleń, konferencji oraz zajęć. Może to generować wydatki, których poniesienie jest nieodwracalne.

Jeśli z powodu ryzyka zakażenia koronawirusem dana forma wsparcia się nie odbędzie, a poniesiono już koszty z tym związane lub będą one musiały zostać poniesione(np. bilety lotnicze i kolejowe, rezerwacje noclegu, wynajęcie sal, itp.), podjęte zobowiązania finansowe beneficjenci mogą wówczas pokryć ze środków projektu.

Powyższe uwarunkowane jest trzema założeniami:

  1. Powinieneś podjąć działania w celu zminimalizowania kosztów, tzn. odzyskać część lub całość poniesionych kosztów;
  2. Działania i decyzje podejmowane mające wpływ na realizowane projekty np. tymczasowe wstrzymanie realizacji wsparcia dla uczestników będą wymagały uzasadnienia oraz należytego udokumentowania;
  3. Dotyczy zobowiązań zaciągniętych przed 13 marca 2020 r.

Przypadki kwalifikowania wydatków na działania projektowe niezrealizowane w związku z zagrożeniem epidemiologicznym będą rozpatrywane indywidualnie.

Jeżeli znajdujesz się na etapie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie i z przyczyn związanych m.in. z wydawaniem decyzji przez podmioty trzecie nie jesteś w stanie w terminie uzupełnić dokumentacji koniecznej do podpisania umowy (np. pozwolenie na budowę) POINFORMUJ o tym instytucję organizującą konkurs.

Jeśli znajdujesz się na etapie rozliczenia projektu bądź rozpoczętych już kontroli i w związku z np. brakami kadrowymi nie jesteś w stanie terminowo udzielić stosownych wyjaśnień na etapie realizacji projektu, w tym na etapie weryfikacji wniosku o płatność, bądź złożyć w terminie stosownych wniosków, dokumentów lub sprawozdań, POINFORMUJ o tym instytucję organizującą konkurs.

W najbliższych tygodniach lub miesiącach będzie możliwe zawieszenie kontroli projektów na miejscu. Przygotuj się na konieczność ew. udokumentowania i przekazania dodatkowej dokumentacji, w tym np. fotograficznej w zakresie projektu, by możliwe było płynne rozliczanie Twojego projektu.