Szukam informacji o kwalifikowalności wydatków

W 2014 roku zrealizowałem inwestycję. Czy mogę starać się o refundację wydatków, które poniosłem w związku z zakończonym projektem?

Inwestycja, która została już w pełni zrealizowana nie ma możliwości uzyskania dofinansowania w postaci refundacji poniesionych wydatków ze środków Funduszy Europejskich na lata 2014-2020, gdyż nie mogą one finansować inwestycji już zakończonych. Mówi o tym art. 65. Rozporządzenia nr 1303/2013 (tzw. rozporządzenie ogólne, wskazujące zasady wdrażania funduszy europejskich w latach 2014 – 2020):

Operacje nie mogą zostać wybrane do wsparcia z Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych, jeśli zostały one fizycznie ukończone lub w pełni zrealizowane przed przedłożeniem instytucji zarządzającej wniosku o dofinansowanie w ramach programu operacyjnego, niezależnie od tego, czy wszystkie powiązane płatności zostały dokonane przez beneficjenta.

Czy w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji której jeden z etapów został ukończony, ale inwestycja jako całość nie została zakończona, wydatki poniesione w ramach zakończonego etapu będą kwalifikowały się do dofinansowania w ramach RPO WM?

W przypadku, gdy realizowane przez wnioskodawcę przedsięwzięcie będzie składało się z kilku etapów realizowanych w ramach jednego projektu, a jeden z etapów, nie stanowiący samodzielnej części projektu, zostanie zakończony przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie, to co do zasady, przedsięwzięcie takie w całości będzie mogło uzyskać dofinansowanie w ramach RPO WM 2014-2020. Należy w tym przypadku mieć jednak na uwadze, że cały projekt nie może zostać fizycznie ukończony lub w pełni zrealizowany przed przedłożeniem IZ RPO WM wniosku o dofinansowanie, niezależnie od tego, czy wszystkie dotyczące tego projektu płatności zostaną przez beneficjenta dokonane.
W przypadku, gdy inwestycja realizowana jest etapami i jeden lub więcej etapów, stanowiący odrębną i samodzielną część projektu (możliwy do wyodrębnienia zakres rzeczowy i finansowy oraz odrębność funkcjonalna produktów), zgłoszony do objęcia wsparciem, zostanie ukończony, tj. przed złożeniem wniosku o dofinansowanie nastąpi odbiór robót budowlanych, dostaw lub usług, to co do zasady, ta część inwestycji nie będzie mogła uzyskać dofinansowania w ramach RPO WM 2014-2020.
Fakt zakończenia przed złożeniem wniosku o dofinansowanie jednego z etapów projektu (zgłoszonego do dofinansowania jako część szerszego przedsięwzięcia) nie dyskwalifikuje więc pozostałej części projektu z możliwości uzyskania wsparcia w ramach RPO WM. Do dofinansowania będzie mógł zostać przedłożony projekt w części obejmującej etapy inwestycji jeszcze nie zakończone w świetle art. 65 ust. 6 rozporządzenia ogólnego, natomiast wydatki poniesione w związku z zakończonym etapem inwestycji będą stanowić część niekwalifikowaną projektu lub alternatywnie część inwestycji, która została zakończona przed złożeniem wniosku o dofinansowanie będzie stanowiła odrębny projekt, komplementarny do projektu będącego przedmiotem dofinansowania w ramach RPO WM 2014–2020.
W sytuacji, gdy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie dla wszystkich składających się na projekt etapów/elementów, nastąpi odbiór robót budowalnych, dostaw lub usług oraz zostaną osiągnięte wyznaczone cele oraz zamierzone rezultaty dla całego projektu, należy uznać, że ta sytuacja spełnia przesłanki wynikające z art.65 ust.6 rozporządzenia ogólnego warunkujące uznanie projektu za zakończony.

Analiza wybranych typów projektów w kontekście ustalenia zasad postępowania w zakresie możliwości kwalifikowania etapów / elementów zakończonych

przykład 1 - przedsięwzięcie dotyczące informatyzacji / cyfryzacji zasobów`

Wnioskodawca zgłosił do dofinansowania projekt polegający na rozwoju systemu informatycznego / digitalizacji zasobów cyfrowych. Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie:

system został już zbudowany i występuje gotowość do wymiany danych oraz udostępniania dla użytkowników, natomiast do wykonania pozostaje rozszerzenie systemu o nowe funkcjonalności i/lub rozbudowa o nowe komponenty zapewniające np. wyższy poziom dojrzałości świadczonych e-usług;
część zasobów przeznaczonych do udostępnienia w postaci cyfrowej (zakres możliwy do wyodrębnienia pod względem rzeczowym i finansowym) została już zdigitalizowana i jest gotowa do udostępnienia lub została już udostępniona użytkownikom końcowym.

przykład 2 - przedsięwzięcie obejmujące inwestycje w grupę obiektów np. projekty z zakresu modernizacji energetycznej budynków użyteczności publicznej

Wnioskodawca zgłosił do dofinansowania projekt polegający na kompleksowej modernizacji energetycznej wielu obiektów. Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie w jednym lub kilku obiektach, stanowiących element projektu, wszystkie zaplanowane dla tego zakresu prace zostały zakończone, a prace wykonane w odniesieniu do tego obiektu można zaliczyć do realizacji celów i/lub wskaźników zakładanych w projekcie.

przykład 3 - przedsięwzięcie dotyczące rozwoju sieci tras rowerowych

Wnioskodawca zgłosił do dofinansowania projekt polegający na budowie zintegrowanej sieci tras rowerowych na terenie miasta. Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, jedna z tras stanowiąca element projektu, została wybudowana i oddana do użytku, stanowi przejezdny odcinek, z którego użytkownicy rowerów mogą w pełni korzystać.

Jeżeli w przedstawionych powyżej przypadkach, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, dokonano obioru prac, w tym prac budowlanych, poprzez podpisanie bezusterkowego protokołu odbioru to należy założyć, że została spełniona przesłanka warunkująca zakończenie projektu – zgodnie z wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Z uwagi na fakt, że zarówno funkcjonujący system informatyczny, udostępnione zasoby cyfrowe, ale także budynek dla którego przeprowadzona została kompleksowa modernizacja energetyczna oraz wybudowana ścieżka – mogą stanowić i w sensie faktycznym stanowią odrębne i samodzielne zadania, spełniając swoje funkcje niezależnie od pozostałych etapów przewidzianych do realizacji w ramach projektu, wydatki poniesione na realizację tej części inwestycji, którą należałoby uznać za zakończoną, powinny stanowić wydatki niekwalifikowane w projekcie lub alternatywnie część inwestycji, która została zakończona przed złożeniem wniosku o dofinansowaniem będzie stanowiła odrębny projekt, komplementarny do projektu będącego przedmiotem dofinansowania w ramach RPO WM 2014 – 2020.

Jak stosować kwoty ryczałtowe i weryfikować wydatki rozliczane uproszczoną metodą?

Kwotą ryczałtową jest kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania na etapie zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie projektu.

Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą. Niemniej jednak, właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej rozliczenie kosztów będących podstawą do rozliczenia stawek ryczałtowych.

Weryfikacja wydatków zadeklarowanych według uproszczonych metod dokonywana jest w oparciu o faktyczny postęp realizacji projektu i osiągnięte wskaźniki, przy czym:

w przypadku kwot ryczałtowych - weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie, a wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte; rozliczenie, co do zasady, jest uzależnione od zrealizowania danego działania, ale może być również dokonywane w etapach w zależności od specyfiki projektu, np. gdy w ramach projektu zakłada się realizację różnych etapów działania, które mogłyby być objęte kilkoma kwotami ryczałtowymi,
w przypadku stawek ryczałtowych - weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy beneficjent prawidłowo zastosował określoną wysokość stawki ryczałtowej wynikającą z umowy o dofinansowanie oraz czy prawidłowo wykazał kwotę wydatków będących podstawą wyliczenia stawek ryczałtowych.

Weryfikacji podlega zgodność dostarczonych produktów lub zrealizowanych usług/działań z założeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie projektu. W przypadku niezrealizowania założonych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu lub rezultatu, płatności powinny ulec odpowiedniemu obniżeniu, przy czym:

w przypadku kwot ryczałtowych - w przypadku niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, dana kwota jest uznana za niekwalifikowalną (rozliczenie w systemie „spełnia - nie spełnia”),
w przypadku stawek ryczałtowych - rozliczenie następuje w oparciu o przedstawiane do rozliczenia wydatki będące podstawą wyliczenia stawek, zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu. Na wysokość wydatków rozliczanych stawką ryczałtową mają wpływ nie tylko koszty wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które są dokonywane w ramach projektu (np. w związku z szacunkowym budżetem lub korektami finansowymi).

Właściwa instytucja będąca stroną umowy może weryfikować realizację działań i osiągnięcie wskaźników produktu lub rezultatu w ramach projektu podczas kontroli na miejscu lub wizyty monitoringowej.