Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Poradnik dla beneficjenta działań RPO WM wdrażanych przez Departament Funduszy Europejskich (.pdf, 648 KB)

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania,
zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Określa ona zasady, na jakich przyznano Ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Szczegółowe terminy oraz listę niezbędnych dokumentów otrzymasz z instytucji przeprowadzającej nabór. Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj proces podpisywania umowy.

Komunikacja z instytucją

Od momentu podpisaniu umowy cała Twoja korespondencja w zakresie Projektu, w tym przekazywanie dokumentacji związanej z rozliczaniem i kontrolą projektu, odbywa się przez system SL2014. Wyjątkowo, na potrzeby aneksowania umów - tabele finansowe są generowane za pomocą systemu e-RPO, w tym systemie są one także akceptowane przez IZ RPO. Ostateczne przesłanie tabel finansowych odbywa się za pomocą systemu SL2014.

W celu zachowania przejrzystości korespondencji w SL2014 należy wskazać właściwą dla danej informacji Kategorię korespondencji. Zalecamy nie stosować kategorii „inne” Dla lepszej identyfikacji  korespondencji prosimy o stosowanie w polu „Temat” i „Treść” następujących opisów: 

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z umowy o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia. Więcej informacji o zasadach związanych z realizacją projektu znajdziesz w zakładce Realizuję projekt, a szczegóły dotyczące zmian w projekcie znajdziesz w zakładce Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie.

Realizujesz projekt w formule "zaprojektuj i wybuduj"?

Pamiętaj, że wybierając we wniosku o dofinansowanie możliwość realizacji inwestycji w formule „zaprojektuj i wybuduj” wskazujesz, iż realizacja projektu zostanie powierzona określonemu Wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za inwestycję począwszy od jej zaprojektowania do oddania jej do użytku (tzw. inwestycja „pod klucz”). Powierzenie wykonania zamówienia następuje w takim przypadku w ramach jednego postępowania, w którym Inwestor opisuje przedmiot zamówienia za pomocą Programu Funkcjonalno-Użytkowego, o którym mowa w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego, natomiast Wykonawca zobowiązuje się do zaprojektowania i wykonania robót budowlanych w rozumieniu Ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane.  Pamiętaj, że:

• niedopuszczalną jest sytuacja, w której Wnioskodawca w ramach przedłożonego projektu wskazuje, iż inwestycja będzie realizowana w trybie „zaprojektuj i wybuduj”, a po wyborze projektu do dofinansowania informuje, że przeprowadzone będą odrębne postępowania o udzielenie zamówienia dla poszczególnych części procesu inwestycyjnego na przygotowanie dokumentacji technicznej oraz wykonanie robót budowlanych,
• niedopuszczalna jest również sytuacja, w której Beneficjent po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu, odstępuje od trybu „zaprojektuj i wybuduj” lub dokonuje zmiany (wnioskuje o zmiany) w projekcie polegającej na zmianie przyjętego trybu realizacji operacji. 

Uwaga! Projekt musi być realizowany zgodnie ze wskazanym w części D.1 wniosku o dofinansowanie trybem realizacji.

Kwalifikowalność wydatków

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię zapisami zawartej umowy, procedurami, zapisami wniosku o dofinansowanie. To, czy wydatek jest kwalifikowany jest oceniane na każdym etapie projektu (ocena wniosku o dofinansowanie, weryfikacja wniosku o płatność, kontrola w miejscu realizacji projektu oraz kontrola w okresie trwałości projektu). Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji. Więcej o zasadach związanych z rozliczaniem projektu znajdziesz w zakładce Rozliczaj projekt, a jeśli szukasz informacji o kwalifikowalności podatku VAT to sprawdź w zakładce Kwalifikowaność podatku VAT. Jeśli korzystałeś ze wsparcia w ramach tzw. tarcz antykryzysowych również zwróć uwagę na kwalifikowalność wydatków objętych dodatkowym wsparciem.

Konto bankowe

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie dla projektu rachunku bankowego. Jego numer podajesz podczas przygotowywania umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizowanym projektem. Szczegółowe zasady prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej znajdziesz w załączniku do umowy.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.  Szczegółowe zasady i terminy dotyczące prowadzenia
procesu kontroli znajdziesz w umowie o dofinansowanie oraz w zakładce Dowiedz się jak przebiega kontrola.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność.

Promocja i oznakowanie

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.

We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Szczegółowe wymagania w zakresie promocji Twojego projektu znajdziesz w umowie o dofinansowanie. Skorzystaj również z zakładki Poznaj zasady promowania projektu, gdzie znajdziesz m.in. logotypy i wzory materiałów do pobrania. Przykłady dotyczące zastosowania wymagań informacyjnych i promocyjnych zostały określone w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. 

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu realizowałeś inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjną obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata. Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu.